EBARA Precision Machinery Europe

Gehaltsmanagement? Läuft jetzt ohne Überstunden.

Industrie: Produktion und Fertigung

Über das Unternehmen: EBARA Precision Machinery Europe (EPME) ist eine Tochter der japanischen EBARA Corporation mit Hauptsitz in Deutschland. In acht Ländern agiert EPME als Zulieferer bei Vakuum- und Abgasentwässerungssystemen besonders für die Halbleiterfertigungsindustrie. Das Produktionsunternehmen wächst stark, ein Großteil der Belegschaft ist in Engineering, Servicetechnik, Application und Sales tätig.

Zeynep Spinelli

HR Generalist

Die Zeit vor Personio: ein manuelles Monstrum

Das Herzstück der HR von EPME schlägt in Deutschland. Von dort aus verantwortet HR-Generalistin Zeynep Spinelli die Personalarbeit für Kolleg:innen in Deutschland, und Niederlande. „Im HR-Team sind wir sieben Personen, die über unsere europäischen Standorte verteilt sind und jeweils mehrere Länder betreuen“, erläutert Zeynep. Die Aufgaben des Teams decken das gesamte HR-Administrationsspektrum ab. „Vor Personio gab es zahlreiche Painpoints. Genau genommen hatten wir keine effizienten Prozesse. Personaldaten wurden in Excel-Listen erfasst und im SharePoint bearbeitet. Die Mitarbeitenden hatten aber keinen Zugriff auf ihre Daten. Besonders zeitraubend waren ausgedruckte Dokumente, die postalisch zwischen Abteilungen und Ländern hin und her gingen. So lief es auch mit Arbeitsverträgen, die für uns Zeitfresser und Kostenfaktoren zugleich waren. Kein Wunder ohne digitale Unterschrift“, erinnert sich Zeynep.

„Wir haben jetzt alle Daten an einem Ort und finden alles sofort. Schnell und transparent.“ – Zeynep Spinelli

Die HR-Arbeit vor Personio war also – auch aufgrund einer fehlenden Mitarbeiterdatenbank – ein echtes manuelles Monstrum. „Die Datenpflege in Excel war fehleranfällig und zeitaufwändig. Insbesondere bei meinen monatlichen Headcount-Reportings für Japan wurde das deutlich. Ich habe Wochen gebraucht, um die Informationen aus allen Ländern zusammenzusammeln“, so Zeynep. Besonders der Kontakt zur Mehrheit der in Service und Engineering tätigten Kolleg:innen war für die HR nur wenig effektiv. Krankmeldungen kamen per E-Mail, Zeynep musste jedes Detail im Mailprogramm dokumentieren. „Das E-Mail-Aufkommen war enorm hoch und wir erhielten viele Anrufe, die wir nachhalten mussten. Doch dafür fehlte eine passende Software“, fasst Zeynep zusammen. „Auf den Punkt gebracht: Wir haben im HR aus Mangel an Zeit nur verwaltet, aber nicht gestaltet“. Eine HR-Plattform sollte Abhilfe schaffen.

55%

Gesteigerte HR-Produktivität

70%

Gesteigerte Produktivität im Bereich Compensation Management

75%

Gesteigerte Produktivität im Bereich Onboarding, Offboarding, interne Wechsel

“Unser Onboarding-Prozess wird von neuen Mitarbeitenden sehr positiv wahrgenommen. Aber auch vom Management.”

Die Entscheidung für Personio: ISO-zertifiziert und multilingual

Zeynep kannte Personio aus einem früheren Job und war bei der Implementierung und Integration der Software zwischen April und Juli 2023 dann auch intensiv eingebunden. Warum fiel die Entscheidung für Personio? „Drei Aspekte gaben den Ausschlag: Wir sind als Zulieferer selbst an strenge ISO-Zertifikate gebunden und Personio bietet uns absolute Datensicherheit nach ISO/IEC 27001: Die Daten bleiben innerhalb der EU. Außerdem kann die Software in acht Sprachen versioniert werden. Für uns als internationaler Player ist das ein echter Vorteil, weil sich die Mitarbeitenden in ihrer eigenen Sprache natürlich immer wohler fühlen. Und drittens war die digitale Unterschrift für uns ein Muss. Auch die lieferte Personio“, erläutert Zeynep.

Personalarbeit mit Personio: Die Entdeckung von Effizienz und Transparenz

Was ist heute der größte Vorteil für HR? „Wir haben jetzt alle Daten in einer Plattform und finden schnell alles, was wir suchen“, betont Zeynep. Mithilfe der in Personio erstellten Dokumentenvorlagen etwa zu Arbeitsverträgen kann sich das HR-Team nun auch länderübergreifend problemlos gegenseitig vertreten.

Zeynep und das HR-Team von EPME hat dank Personio nun deutlich mehr Zeit, sich strategischen Unternehmensthemen wie zum Beispiel der Mitarbeiterzufriedenheit zu widmen. „Das reicht vom Gehalts-Benchmarking bis zu Verhandlungen über attraktive, länderspezifische Employee Benefits.“ Auch der automatisierte Onboarding-Prozess über die HR-Plattform sorgt für höhere Zufriedenheit bei den neuen Kolleg:innen und einen erheblichen Zeitgewinn bei HR: „Wir sind hier um etwa 75 Prozent produktiver.“ Ihre monatlichen Headcount-Reportings für Japan erstellt Zeynep heute per Mausklick innerhalb weniger Sekunden – weil alle Daten in der Plattform als Single Source of Truth hinterlegt sind. Früher betrug der Aufwand ein bis zwei Tage. Die jährlichen HR-Statistiken kosteten Zeynep früher eine Woche, heute nur noch einen halben Tag.

Aber nicht nur HR, sondern auch die EPME-Belegschaft profitiert dank Employee Self-Service von Personio: Mitarbeitende können über die Personio-App im Smartphone eigene Daten anpassen, Dokumente hochladen und ihre An- und Abwesenheiten klären. Das lästige E-Mail-Ping-Pong ist nun Geschichte.

Endlich ein Gehaltsmanagement, das den Namen verdient

Beim Gehaltsmanagement nutzt EPME seit Dezember 2023 ein neues Personio-Modul: Compensation Management. „Vorher hatten wir kein Gehaltsmanagement. Die Daten für die jährlichen Gehaltsrunden im März wurden in Excel-Tabellen erfasst, diese kursierten zwischen Führungskraft und HR. Es gab zeitaufwändige Gesprächsrunden, danach kamen die Serienbriefe für die Beschäftigten, deren Inhalt natürlich erneut geprüft werden musste. Der März war für uns immer ein echter Albtraum, der zeitliche Druck enorm“, erinnert sich Zeynep. 2023 musste Zeynep mit ihrer Kollegin im Rahmen der Gehaltsrunde für die damals 200 Mitarbeitenden noch zahlreiche Überstunden einlegen, um den Prozess pünktlich abschließen zu können.

„Mit Personio Compensation Management sind wir im Management und in HR 70 % effizienter geworden.“ – Zeynep Spinelli

2024 war das dank Compensation Management kein Thema mehr. EPME hat mit dem Personio-Modul gerade erst den jährlichen Gehaltszyklus komplett digital durchlaufen und dabei gleich ein neues Niveau erreicht. „Vor allem die Manager waren begeistert“, berichtet Zeynep, „weil sie keinen Stress mehr hatten. Sie konnten die Gehälter direkt im Tool auf Basis eines zugewiesenen Abteilungs- oder Länderbudgets anpassen. Der Prozess ist dadurch viel kürzer. Bereits Mitte März war alles abgeschlossen. Wir sind um etwa 70 Prozent produktiver. Vorbei ist die Zeit der Überstunden, die früher notwendig waren, um alle Aufgaben zu bewältigen.“

„Dank Compensation Management sind Anpassungen von Gehältern heute viel einfacher geworden. People Manager können Änderungen vorschlagen, anpassen und freigeben - über Ländergrenzen hinweg und ohne zusätzliche Emails.”

Mitarbeitende holen sich die Informationen zu ihrem neuen Gehalt jetzt einfach direkt aus ihrem Personio-Account – keine Mail, kein zusätzlichen Serienbriefe musste geschrieben werden.“ Alles lief automatisiert und fehlerfrei ab“, freut sich Zeynep über die Arbeitserleichterung. „Und das Frontend ist so intuitiv und selbsterklärend wie Online-Banking, da bedarf es keiner zusätzlichen Schulung mehr. So geht Gehaltsmanagement heute“, fasst die HR-Generalistin zusammen.

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